Tra le competenze che ciascun alunno dovrebbe avere alla fine di un percorso di istruzione tecnica e professionale, ha un posto di rilievo “redigere relazioni tecniche e documentare le attività individuali e di gruppo relative a situazioni professionali”. Si tratta di una competenza al cui sviluppo dovrebbero contribuire diverse discipline, tra cui, ovviamente Lingua e letteratura italiana.
Per imparare a scrivere una relazione professionale occorre naturalmente lavorare sugli aspetti propriamente linguistici, ma anche sulla dimensione metacognitiva, poiché per rendere conto del proprio operato le persone devono essere in grado di gerarchizzare le informazioni e di auto-valutarsi.
Le caratteristiche generali della relazione: funzioni e tipologie
La relazione è un testo che espone in modo impersonale informazioni e dati a proposito di un argomento studiato o di un’esperienza svolta nell’ambito dello studio o del lavoro. Esistono vari tipi di relazione. A seconda dell’ambito e della funzione si distinguono:
▪ relazioni compilative, che riordinano materiali preesistenti, come
– le schede di presentazione;
– le ricerche;
– le tesine.
▪ relazioni di attività, che riferiscono esperienze effettuate, come
– un esperimento scientifico;
– uno stage aziendale;
– un progetto o un’attività svolta;
– un’indagine condotta attraverso interviste o questionari.
La relazione generalmente viene compilata in forma scritta, ma può essere anche esposta oralmente sulla base di una scaletta o con l’aiuto di diapositive (slide-show)
La situazione comunicativa e la strategia: chi scrive e chi legge la relazione
La relazione ha due finalità fondamentali:
▪ rendere conto a qualcuno di un lavoro o di uno studio svolto;
▪ esporre informazioni e dati acquisiti attraverso lo studio o l’esperienza diretta.
La relazione, quindi, ha sempre un destinatario che può essere facilmente individuato.
In ambito scolastico, la relazione è elaborata da uno studente che deve dimostrare al docente di aver studiato un determinato argomento, svolto un’indagine o compiuto un esperimento ecc.
In ambito professionale, la relazione è elaborata da un lavoratore che deve dimostrare alla propria organizzazione di aver portato a termine un progetto (o una delle fasi del progetto), svolto un servizio ecc.
Il destinatario della relazione si aspetta che il testo elaborato abbia alcune caratteristiche fondamentali:
▪ un titolo e un’introduzione che definiscono chiaramente l’oggetto principale della relazione;
▪ informazioni esposte in modo schematico e ordinato;
▪ fonti delle informazioni indicate in modo preciso;
▪ frasi semplici, brevi e ben collegate tra loro;
▪ un lessico chiaro, facilmente comprensibile e, quando occorre, tecnicamente preciso.
Come è strutturata una relazione
Anche se ciascuna tipologia presenta caratteristiche peculiari, la struttura di una relazione in linea di massima prevede:
▪ un titolo e un eventuale sottotitolo
▪ un’introduzione, una o due frasi di riassunto del contenuto e degli scopi della relazione;
▪ un corpo centrale, un testo di tipo espositivo (ma anche narrativo o descrittivo) che fornisce tutte le informazioni necessarie; ▪ le conclusioni, un riepilogo sintetico del contenuto della relazione;
▪ i riferimenti bibliografici e sitografici, cioè l’elenco delle fonti utilizzate per raccogliere i dati e le informazioni;
▪ degli allegati (facoltativi), come schemi, tabelle, grafici, fotografie o altri materiali ritenuti utili a illustrare i dati e le informazioni presentati nel corpo centrale.
COME SCRIVERE UNA RELAZIONE EFFICACE
Come scrivere una relazione capace di riportare i fatti in modo fedele e chiaro? Cioè: come fare una relazione di lavoro – o di qualsiasi altro tipo – che sia a tutti gli effetti efficace?
Come abbiamo già detto, una relazione è in genere un qualsiasi rapporto o report che descrive un fatto. Si può avere l’esigenza di scrivere una relazione in vari contesti differenti, e non solo per lavoro. Per esempio, si può fare una relazione per contestare una bolletta oppure per riassumere una ricerca universitaria o scientifica. In sostanza, le relazioni sono documenti usati in svariati ambiti.
La prima cosa da tenere bene in mente è che il risultato che vuoi ottenere dalla tua comunicazione è il perno di tutto. Perciò, prima di scrivere una sola riga del tuo report, devi chiederti: “Qual è l’obiettivo che voglio raggiungere nel fare una relazione come questa? Qual è il messaggio che voglio trasmettere?”. “Rem tene, verba sequentur” diceva Catone il Censore: «Possiedi l’argomento e le parole seguiranno».
- Mettiti nei panni del destinatario
Questo suggerimento non vale solo quando si deve scrivere una relazione. Più in generale, vale ogni volta che ti siedi a scrivere un qualsiasi tipo di documento. Metterti nei panni del tuo destinatario è indispensabile: ti aiuta a elaborare le informazioni contenute nel tuo rapporto, in modo tale da renderle più comprensibili.
- Fa’ un elenco delle cose che occorre scrivere
Prima di metterti a scrivere il report, dovresti sapere bene quali argomenti toccare in esso. Insomma: scrivere una relazione non ha senso se non sai dove vuoi arrivare e come. Quindi, proprio come si faceva alla scuola dell’obbligo, è meglio fare la famosa “scaletta”. Cioè: è opportuno scrivere su un foglio quali sono gli argomenti della relazione e l’ordine in cui li toccherai. Si tratta di scegliere il tema da cui iniziare, gli argomenti centrali e i concetti su cui costruire il finale del rapporto.
- Cerca fonti autorevoli
Scrivere una relazione significa essere il più possibile oggettivi. In effetti, come già detto, questo tipo di documento è l’analisi di un fatto e non un racconto creativo. Perciò, occorre che le tue fonti siano affidabili e oggettive. Le devi citare nel testo della tua relazione: su di esse si dovrà basare la veridicità dei fatti che esponi.
- Scrivi il testo della relazione seguendo una struttura precisa
Per scrivere una relazione efficace bisogna scegliere e rispettare una data struttura. Devi quindi cominciare il tuo testo con una breve introduzione e proseguire con la parte dedicata all’analisi dei fatti. Poi, devi passare alla sintesi, cioè alla fase in cui interpreti ciò che è successo e ne ricavi delle indicazioni utili per il futuro. Infine, devi terminare il testo del documento con le conclusioni. In esse tiri le somme di tutto il tuo lavoro.
STRUTTURA DI UNA RELAZIONE
In linea di massima, per scrivere una relazione si può usare questa struttura standard (che per esempio si riferisce a una relazione di lavoro):
Introduzione della relazione
– presentazione dell’argomento trattato
– motivazioni della scelta del tema
– scopo del lavoro
– fasi e tempi di lavoro
– persone coinvolte nel lavoro e loro ruolo
Testo della relazione
– Esposizione degli aspetti esaminati nel lavoro
– Metodo seguito
– Strumenti usati
Conclusione della relazione
– Valutazione del lavoro
– Eventuali difficoltà incontrate
– Riflessioni finali sulle evidenze emerse dal documento
– Proposte per il futuro
CONSIGLI
Sii semplice, chiaro, concreto
Verso il tuo lettore hai l’obbligo di essere estremamente chiaro. Ecco allora alcuni consigli su come essere più comprensibile e, di conseguenza, su come scrivere una relazione che sia più efficace:
– Scrivi frasi brevi
– Usa un linguaggio semplice
– Evita le subordinate: affaticano il lettore e gli tolgono concentrazione
– Sii chiaro, preciso, concreto: evita i giri di parole fumosi
– Evita uno stile barocco o supponente
– Evita qualsiasi gergo tecnico, a meno che la relazione venga letta da chi può comprenderlo
Usa i grafici e le tabelle
Come già ricordato, scrivere una relazione significa esporre dei fatti in modo concreto. E che c’è di meglio per supportare un fatto di un grafico o di una tabella? Perciò, usa questi elementi per chiarire e dare ancor più concretezza alle cose che scrivi ne tuo report.
Inserisci fotografie e immagini
Le immagini e le fotografie sono molto più intuitive delle parole. Questo vale anche quando devi scrivere un documento di sintesi. Perciò, nelle tue relazioni inserisci fotografie o immagini per documentare, chiarire, esemplificare.
Formatta il testo della relazione
Scrivere una relazione significa anche darle una forma gradevole alla vista. Ciò vuol dire formattare il suo testo in maniera opportuna. Ecco come, per esempio:
- Scegli il font più adatto a ottenere la massima leggibilità, sia nel caso che il documento debba essere stampato, sia nel caso che debba essere letto a monitor.
- Evidenzia le parole e i concetti più importanti con il grassetto.
- Usa le liste puntate e numerate per gli elenchi di elementi.
- Dividi il testo in blocchi, per evitare lo sgradevole effetto muro di testo.
- Scegli un titolo efficace
Un punto molto importante dello scrivere una relazione è quale titolo dare al documento. Il titolo deve essere assolutamente chiaro, deve dire quello che la relazione contiene. Non devi essere vago né usare giochi di parole. Probabilmente, il momento migliore per scegliere il titolo è alla fine della relazione, quando il lavoro è ormai concluso e tutto è chiaro ai tuoi occhi.
Usa gli abstract
Se la tua relazione è lunga, va divisa in capitoli. In questo caso, è consigliabile l’uso degli abstract. Un abstract è un testo breve – di cento o duecento parole al massimo – che viene messo all’inizio di ogni capitolo e che spiega al lettore che cosa troverà in quella parte della relazione.
Rileggi con cura il documento
La rilettura di quanto redatto è una fase importante dello scrivere una relazione. Controlla soprattutto che nel rapporto non ci siano errori d’ortografia, di grammatica o di sintassi. Verifica anche che le frasi siano collegate logicamente le une alle altre. Inoltre, il soggetto di ogni frase deve essere sempre espresso chiaramente.